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成大校務卡|從成大開啟公部門數位金融服務篇章

由學生與專案團隊一同參與企業與校內各單位合作專案的心路歷程大解析 —— 如何執行一個打造數位化金流系統的專案?途中會遇到的困難與收穫,通通說給你聽!

成大校務卡 - 從成大開啟公部門數位金融服務篇章

為什麼要發起像在打怪的成大校務卡專案?

目標受眾除了學生族群以外,在校園裡我們還可以做什麼?

完成實驗金融第一年的專案之後團隊成員持續的想著。第一年在學生之間推廣與行銷數位金融知識,成功開發線上繳費平台與繳費機,減少學生在出納組大排長龍繳費的時間與人力成本。


那目標受眾除了學生以外,在校內還可以做什麼呢?在專案團隊導師 - Leslie 的引導之下,綜合校園金融素養的調研的數據(如下圖),團隊決定將目標客群鎖定為觸及難度更高的「校內教職員」,除了數位帳戶與數位金融知識的推廣之外,第二年度的專案決定打造出校內職員公務支付機制,希望解決公部門無零用金的代墊困擾。

成大校務卡 - 校園金融使用者研究
圖1 校園金融使用者研究

NCKU STUDENTS X NCKU AF X SINOPAC

實驗金融團隊成員以「成大學生團隊、成大未來智慧工場,以及永豐業務單位」三方共同組成,依分工內容每週進行進度會議。在專案中有兩大支線,分別為:

教職員數位金融知識與應用行銷

虛實活動推廣數位帳戶。

將成大校務卡導入校內


對焦本章重點 —— 所以成大校務卡要解決什麼問題呢?

免去代墊負擔

解決活動採購、設備採買、線上消費、突發公務支出等墊款問題。

節省財會部門作業時間

節省持卡職員作業時間


在開發前期,團隊花費超過五個月的時間,不論期中考或暑假期間都按部就班的進行了無數次細部規劃會議,包含了 10 場跨部門單位工作的大型溝通會議。在團隊導師和校內各單位主管的領導之下,團隊整合成大主計室、人事室、計網中心、財務處出納組、總務處採購組以及永豐銀行數位金融處、消費金融處和資訊處的階段任務,並產出了成大校務卡運作系統架構(如下圖)。

成大校務卡耗費五個月所研擬出的運作系統架構
圖2 耗費五個月所研擬出的校務卡運作系統架構

圖畫完了,事情就會順利進行嗎?

想要在公部門導入新運作模式所需耗費的人力與時間成本相當龐大,即使經過了上面說到的無數次整合會議,並不代表就能順利的運作,事實上是我們幾乎每往前走一步,就會從天外飛來新的怪物,打怪過程中的時間與人力成本就像是往後又退了十步。


臨時出現的怪可能是系統串接出現的 Bug、規劃的金流方式與校內現有的金流衝突、檔案格式不相容,導致系統無法自動辨識等等等......每一次掙扎就耗費掉了好幾個禮拜,且受限於技術環境等因素,也無法瞬間完全解決眼前的問題。


團隊不斷地在迂迴的窘境中持續掙扎往前,經由校內主管和專案導師的領導,以及校內各單位和永豐銀行的各式協調 / 妥協 / 幫助之下,陸陸續續的為每一個問題找尋階段性的解決方案,一步一步將這些問題怪物漸漸打到可以應付的程度;雖然部分工作仍須持續改進與優化,但團隊做到確保在現階段(2022年10月)可透過人工輔助的方式在校內試行校務卡專案,團隊持續追蹤使用數據,嚴謹紀錄測試報告,期望將使用體驗與效益達到最大化。


參與這個專案帶給我們的發現

公部門組織的金流、資訊流都是非常繁複的系統,對每個單位來說都是個非常大的負擔,因為一個由學生團隊發起的專案而改變幾十年來穩定的工作模式,各個單位會產生的壓力可想而知。


而身為執行端的我們,除了經歷各式各樣的資料搜集與分析 / 報告整理 / 規範研擬等等實務工作,執行期間的懷疑人生程度也隨著打怪過程一起升高,幾度很困惑的想著我是誰,我們在做什麼?


如前述這樣子逆風前行,我們親身的參與了創造過程,並且深信在這個過程中賦予了校內進行創新與突破的價值。


創新和實驗需要每個利害關係人的努力成全,專案的中後期,在各單位的幫忙和學校支持的環境之下也漸漸看見了突破的曙光,即使是用有點狼狽的姿態走過了第一哩路,最終總算在許多人的努力和幫助之下提出了首創的國立大專院校墊款解決方案,而團隊仍要繼續努力,這個里程碑不僅止眼前,更期許其後續效益將能為國內公部門的數位金流方案開發出更多可能。


 

你也想參與公部門的服務設計嗎?

改變世界從改變母校開始!


 

關於撰文者

成大校務卡專案管理專員

邱泑蓁 Yoyo|未來智慧工場

在未來智慧工場任職第二年,擔任校園未來金融實驗專案 PM,負責專案控管與執行,確保專案發展方向符合成大與永豐所達成的共識,統整學校、企業端以及學生之間的執行進度、經費、人員管理與社群發佈等工作項目。


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